事務職

チーム全体でお客様に向き合う。そのために私ができること。

T.Mさん
会計事務所の事務職や工場の総務、製薬会社の営業事務を経験。さらなるスキルアップを求めて事務職として2014年に入社。

私は郡山センターの所属ですが、普段の事務業務と合わせて、東北エリアで事務職として入社された方への教育も担当しています。新しく入社したメンバーには、まず事務職の初期業務や基礎知識を1週間ほどかけてレクチャーしています。たとえば営業事務で使う用語や日常業務の手順、レンタル業務の流れなどです。次の段階では、お客様の注文に対する処理作業を一緒にシステムを使いながら教えていきます。また、私たちが大切にしているスタンスについても伝えています。「どうすればお客様のお役に立てるか」ということを常に考えながら動くということです。実際に私も事務業務でお客様のお問い合わせ対応を担当しています。ご要望の商品が欠品のときには代替品をご提案したり、短納期をご希望のお客様には他拠点に在庫確認をしたり返却品にメンテナンス依頼をかけてご希望の商品を手配したり。少しでもお客様のご要望に近づけるように最善の行動をとるよう意識しています。

事務職として働いていると、社内外からさまざまな情報が入ってきます。お客様から感謝の言葉をいただくこともあれば、時にお叱りをいただくこともありますが、すべてしっかりと社内に共有することを心がけています。こうした情報共有によって、営業や業務、サービスドライバーなどの社内メンバーとお客様とが繋がっていくと考えているからです。メールやデジタルツールを用いた情報共有ももちろん大切ですが、顔を合わせて対話することも大事にしたいと思っています。そんな私の姿勢を理解して、上司や職場の同僚から「ありがとう、おかげで気持ちよく働けているよ」と声をかけてもらえるときが、事務職としてのやりがいを感じられる瞬間ですね。

以前、あるお客様が私たちの対応に不満を持たれているとサービスドライバーから聞いたことがありました。そのお客様から別件でお電話を受けた際、「先日はご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」と丁寧にお伝えしました。すると情報を社内できちんと共有していることを評価いただき、「丁寧な対応に感謝されていた」と後日営業担当から教えてもらいました。この時はチームとしてお客様との信頼関係が築けたことを嬉しく思いましたね。

当社の事務職は幅広い仕事に携われます。覚えることや守るべきルールも多いため、働くなかで自然と業務スキルが高まり、自身の成長を感じやすい環境だと思います。また個人的には、親身になってくださる方ばかりの職場なのも嬉しい点です。分からないことを聞いたらいつでも丁寧に教えていただけますし、困っているときには助けの手を伸ばしていただけます。まだわからないことも多い入社直後の時期には本当によく助けていただいたのを覚えています。また、事務目線から環境改善や作業効率化などを提案した際にも、真摯に耳を傾けていただける方たちばかり。上司をはじめ同僚たちとも同じ立場で改善に取り組むことができるので、主体的に仕事に向き合いたい方にはとても快適な環境ではないでしょうか。入社前に想定していた以上に、やりがいを感じながら仕事に取り組めています。